Bucharest, the 16th of June 2008 – KEPLER-BPO, a Romanian company delivering BPO services to European Clients since April 1999,
is launching a service to dematerialise Supplier Invoices.

Receiving invoices electronically from suppliers returns great benefits for large volumes. Leveraging its Data Processing and IT capabilities, Kepler offers to dematerialise 100% of Supplier Invoices in compliance with the law. Tangible Return On Investment ranges from 8% to 52%. Kepler clients also say that Intangible return, such as releasing Operations from administrative tasks, the ability to track vendor performance, or being 100% compliant with the fiscal law, are even greater.

Business context

According to a survey conducted by International Accounts Payable Professionals (IAPP), the average cost to process an invoice manually is 8€ per invoice. 70% of all invoice processing costs are wrapped up in document handling and data entry processes. Those costs can increase dramatically if a problem occurs. Receiving invoices electronically from suppliers returns great benefits for large volumes.
In Romania, most of the suppliers are not ready to send invoices electronically, and many invoices are still hand-written.

Kepler offer

Leveraging its Data Processing and IT capabilities, Kepler offers to dematerialise 100% of Supplier Invoices in compliance with the law.
In 24h, Kepler processes the paper invoices from your supplier and delivers:

A structured database that can be injected in your accounting system,

Scanned images of the invoices for electronic approval or archiving purposes.

Depending on the supplier, Kepler will adopt the optimal cost beneficial method to process each invoice: Data Entry, Intelligent Character Recognition, or Electronic Data Interchange. From the Client’s perspective, all invoices will be received as electronic invoices, and will be compliant with its internal business rules. Cyril Crichton, business development manager, mentions: “The pension fund program, for which Kepler has dematerialised more than half a million contracts for the market leaders in Romania, was the best possible jump start to offer this new service at the beginning of 2008. We are able to deal with large volume, implementing complex business rules, and make the right decision between ICR and manual data entry.”

Solid ROI

By streamlining the AP process, our clients aim to realise the following benefits:

Increase speed, accuracy and efficiency of Supplier Invoices processing

Eliminate low level tasks for the accounting department: data entry and paper handling (receive, copy, archive,
search, etc…)

Reduce risk of double payment or late payment and consequences: loss of business, penalties or lawsuits

Reflect business reality with early Accrual posting

Negotiate discounts with vendors thanks to full control over Invoice and Payment processing

Teodora Darlau, project manager, adds: “During the pilots with our first clients, we found differences between the result of our process and what was actually booked in accounting. Investigation line by line showed that Kepler process ensures proper tax computation, right amounts, correct vendor selection, and compliance to internal rules. Since Go Live, booking is now 100% accurate and fully compliant with the law.”

About KEPLER-BPO

Since April 1999, KEPLER-BPO is delivering data processing services worldwide. Having demanding, mature and remote clients for 9 years has forged an organization (people, process and tools) capable of meeting the highest challenges. KEPLER-BPO capabilities in dematerialisation and data processing were illustrated recently with the Pension Fund program, in which KEPLER-BPO processed over half a million adhesion acts for the leaders of the market.

21 noiembrie 2007 -
Fonduri de pensii : Clienţii Kepler au depăşit numărul de 500,000 de adeziuni la sistemul de pensii private

Grupul Kepler, prin intermediarul filialelor sale, Kepler-Rominfo pentru soluţia software, Kepler SI pentru tratarea datelor din actele de adeziune, şi Kepler MS pentru contabilitate, este mândră să contribuie la succesul a patru administratori de fonduri de pensii, printre care se găsesc lideri de piaţă.

Insoţind liderii de piaţă în fondurile de pensii, Kepler, singurul editor de software româmesc în acest domeniu, este foarte recunoscut pentru competenţa şi reactivitatea sa, pentru angajamentul la succesul clienţilor săi.

Eugen Voicu, Director de investiţii la Aviva : « In anul 2005 am hotarat sa perfectionam si sa dezvoltam software-ul pentru administrarea activelor si am ales Kepler. Noua aplicatie ne permite gestiunea clientilor, a plasamentelor, calculul de activ pentru fonduri si conturi individuale administrate si este suport foarte bun si pentru partea de distributie fonduri.»

Ioan Vreme, CEO al Generali Fond de Pensii, declară : « Kepler asigură pentru noi tratamentul contractelor de aderare, până la înregistrarea la Comisie, întreaga înregistrare a clienţilor. Produsele şi serviciile Kepler asigură şi gestiunea şi comisionarea agenţilor şi brokerilor. Putem conta întotdeauna pe Kepler, la orice moment, fie zi sau noapte, chiar şi în week-end. Cu siguranţă, Kepler a contribuit la poziţia noastră de lider pe piaţa fondurilor de pensii. »

Liviu Enache, CFO Generali Fond de Pensii, adaugă : « Aveam nevoie de un software şi de un partener de implementare care să ne ajute să demarăm rapid activitatea companiei noastre, nou create, şi care în acelaşi timp să ne susţină pe termen lung. Soluţia Dynamics NAV oferită de Kepler a răspuns la toate aşteptăarile, iar echipa de consultanţi care a implementat sistemul ne-a impresionat prin profesionalism şi prin capacitatea de a ne înţelege cerinţele şi a ne îndruma în alegerea celor mai bune soluţii. In numai câteva săptămâni am avut la dispoziţie un sistem complet funcţional, care acopera procesele noastre financiar-contabile şi ne oferă raportările cerute de managementul companiei şi de grupul din care facem parte. »

Besim Jawad, COO Interamerican Fond de Pensii: « Ştiam că un bun început era determinant pentru a stabili încrederea cu agenţii şi clienţii noştri. Am ales Kepler pentru proactivitatea şi adaptabilitatea sa. Am progresat mult cu Kepler şi am atins o fază de încredere mutuală.»

Yiorgos Antoniou, COO Marfin Fond de Pensii : « Am fost impresionaţi de competenţele Kepler şi de felul în care stăpânesc subiectul software-ului pentru fondurile de pensii. Pentru Marfin, este clar că Kepler are o competenţă de neegalat în domeniul fondurilor de pensii pentru România. Colaborarea noastră se dezvoltă în parteneriat strategic- considerăm contribuţia Kepler foarte importantă pentru reuşita operaţională a proiectului nostru. »

Package-ul Software al Kepler administrează din 2004 şi partea de Asset Management a Certinvest (cumpărat de Aviva).

O experienţă de mai mulţi ani în fondurile de investiţii în România, şi mai mult de 400 de experţi în informatică şi în tratarea datelor, permit companiei Kepler să asume sarcina liderilor de piaţă şi să garanteze succesul clienţilor prezenţi şi viitori.